Verwende wiederholbare Elemente

Ein Ad-hoc-Ansatz für ein Projekt bindet zu viel Energie und Ressourcen und birgt immer die Gefahr, dass einige der notwendigen Elemente fehlen. Der beste Weg zur Vereinfachung dessen, was getan werden muss, ist die Verwendung wiederholbarer Elemente, und zwar vorzugsweise in wiederholbaren Zyklen.

Beispiel: Qualitätschecklisten

Eine Checkliste ist ein einfaches Beispiel für ein potenziell wiederholbares Element, das viele Menschen in ihrem persönlichen und beruflichen Leben verwenden. Nimm z. B. die Qualitätskriterien für ein Produkt:

• Zunächst kannst du eine Checkliste mit allen Kriterien erstellen, was eine Form der Planung ist.
• NUP6 empfiehlt, zu versuchen, sie zu verallgemeinern: Gibt es in dem Projekt andere ähnliche Leistungen? In diesem Fall solltest du eine allgemeine Qualitätscheckliste für diese Kategorie von Lieferobjekten erstellen und sie für alle verwenden. Wenn es einige Abweichungen gibt, behalte die allgemeine Liste bei und füge ein paar zusätzliche Punkte für die einzelnen Teilleistungen hinzu. Jetzt hast du eine wiederholbare Checkliste.
• Wenn du erst einmal allgemeine Checklisten für verschiedene Arten von Lieferobjekten erstellt hast, wirst du vielleicht Elemente finden, die sich wiederholen, was auf eine virtuelle übergeordnete Kategorie für sie hindeutet. In diesem Fall kannst du, anstatt die Elemente für alle diese allgemeinen Checklisten zu wiederholen, diese extrahieren und in eine übergeordnete Checkliste aufnehmen. Am Ende wirst du wahrscheinlich eine einzige allgemeine Checkliste für das gesamte Projekt haben. Die “Definition of Done” von Scrum ist ein Beispiel für die Verwendung von Checklisten auf Projektebene für die Qualität sowie anderer Kriterien. Auf diese Weise gehört jedes Ergebnis zu einer Hierarchie von Kategorien und sollte die Punkte erfüllen, die in den Checklisten aller übergeordneten Kategorien erscheinen.

Auf diese Weise wird ein Punkt in der übergeordneten Checkliste für alle darunter liegenden Liefergegenstände wiederholbar, was Zeit und Energie bei der Planung und Ausführung spart.

Noch wichtiger ist, dass du diese Vorgehensweise, wenn du sie einmal für ein Projekt durchgeführt hast, in Zukunft für alle ähnlichen Projekte anwenden kannst, was eine wiederholbare Form der Planung für mehrere Projekte darstellt.

Beispiel: Prozesse und Arbeitsabläufe

Einige Leistungen oder damit verbundene Ziele erfordern bestimmte Schritte, die standardisiert und wiederholbar werden können. Wenn die Leistungen insbesondere einzeln entworfen und genehmigt werden müssen, kannst du einen einfachen Arbeitsablauf erstellen, der alle Schritte, die beteiligten Personen und die ungefähre Dauer deutlich macht und so viele Schwierigkeiten vermeidet. Achte jedoch darauf, die Arbeitsabläufe und Prozesse nicht zu kompliziert oder zu dokumentationsintensiv zu gestalten, da sich dies negativ auswirkt. Alle Projektbeteiligten sollten die Arbeitsabläufe und Prozesse als etwas sehen, das ihre Arbeit unterstützt und ihnen vieles erleichtert und nicht als bürokratischer Akt, der ihre eigentliche Arbeit behindert.

Agile Projekte haben in ihrem iterativen Entwicklungsansatz wiederholbare Elemente, bei denen bestimmte Entwicklungsaktivitäten für jede Funktion wiederholt werden, z. B. die tägliche Routine in XP (eXtreme Programming): Paare bilden, ein Objekt auswählen, es auf einem Whiteboard entwerfen, die Testskripte und den Code erstellen, den Code integrieren usw.

Neben den wiederholbaren Arbeitsabläufen, die für technische Aktivitäten verwendet werden können, gibt es auch wiederholbare Elemente für die Projektmanagementaktivitäten. Die Prozesse im PMBOK^® Guide, PRINCE2^® und DSDM^®, die Aktivitäten in P3.express und die Ereignisse in Scrum sind Beispiele für dieses Konzept.

Beispiel: Zyklen

Wiederholbare Elemente für die Verwaltung des Projekts sind hilfreich. Dies kann noch einfacher gemacht werden, indem man sie in wiederholbare Zyklen einteilt. Diese Zyklen vereinfachen die täglichen Aktivitäten, der an der Verwaltung und Leitung des Projekts beteiligten Personen, erheblich. Beispiele für dieses Konzept sind

• zyklen von Prozessgruppen im PMBOK^® Guide, wenn sie in einem Projekt mit mehreren Phasen verwendet werden,
• phasen in PRINCE2^®,
• tägliche, wöchentliche und monatliche Zyklen in P3.express,
• iterationen und timeboxes in DSDM^® und
• sprints in Scrum. 

Kürzere Zyklen sind leichter zu verstehen und zu verwenden als längere: z.B. die Sprints in Scrum im Gegensatz zu den Phasen nach dem PMBOK^® Guide. Zu kurze Zyklen reichen jedoch möglicherweise nicht aus, um bestimmte Projekttypen zu unterstützen. Die Lösung kann die Verwendung mehrerer Zyklen sein, wie die Verwendung von kurzen Timebox-Zyklen in DSDM^® zusammen mit längeren Iterationszyklen oder die Verwendung von täglichen, wöchentlichen und monatlichen Zyklen in P3.express.

Beispiel: Methoden

Die Verwendung einer Methodik oder eines Frameworks für die Durchführung eines Projekts ist eine weitere Verwendung von wiederholbaren Elementen. Dabei kann es sich um ein bestehendes System wie PRINCE2^®, P3.express, DSDM^® oder Scrum handeln oder um ein System, das du selbst angepasst oder entwickelt hast. In der Regel ist es jedoch besser, mit einer der vorhandenen Methoden zu beginnen und sie an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, als sie von Grund auf neu zu entwickeln.

Jedes wiederholbare Element ist abstrakt und muss an die reale Welt angepasst werden. Es gibt jedoch eine Bandbreite von Abstraktion und Anpassungsbedarf: Kleine, relativ konkrete Qualitätschecklisten stehen an einem Ende der Bandbreite mit dem geringsten Abstraktionsgrad und Anpassungsbedarf, während Methoden am anderen Ende stehen, mit dem höchsten Anpassungsbedarf. Du solltest immer darauf achten, dass eine Anpassung erforderlich ist, da sonst das wiederholbare Element nicht richtig auf deine Bedürfnisse abgestimmt werden kann.

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