Sei immer proaktiv

Es gibt eine natürliche Tendenz in uns, reaktiv zu sein. Das kann uns helfen, unsere Energie zu sparen, wenn wir uns mit unwichtigen Dingen beschäftigen, oder es kann uns bessere Ergebnisse bringen, wenn wir uns mit etwas beschäftigen, indem wir völlig inkompetent sind.

Diese Situationen unterscheiden sich von unseren Projekten. In Projekten können wir bessere Ergebnisse erzielen, wenn wir proaktiv sind.

Beispiel: Planung

Wenn du zu einem neuen Ort fahren willst und du bist spät dran, kannst du sofort losfahren, um “Zeit zu sparen” und dich um mögliche Probleme kümmern, wenn sie auftreten.

Der proaktive Ansatz besteht hingegen darin, sich am Anfang etwas Zeit zu nehmen und das Navigationssystem so einzustellen, dass es dir die schnellste Route auf der Grundlage des Verkehrs und möglicher Unfälle und Staus anzeigt und dann loszufahren. D. h. Zeit zu investieren, bevor man etwas tut, um später Probleme zu vermeiden und so letztendlich Zeit zu sparen.

Im Gegensatz zu dem, was manche Leute über agile Projekte denken, ist Planung immer notwendig. Es geht nur um die Art und das Niveau der Details in den Plänen. Planen vor Ausführen ist ein proaktiver Ansatz.

Denke an das geflügelte Wort: Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen (Autor unbekannt).

Bei einem vorausschauenden Projekt verbringst du vielleicht 4 Stunden damit, deine Axt zu schärfen, weil du sicher bist, dass du einen Baum fällen wirst. Bei einem agilen Projekt weißt du nicht, ob du den Baum fällen, abgebrochene Äste einsammeln, Torf ernten, Kohle abbauen oder etwas anderes tun wirst. Dennoch brauchst du eine allgemeine Vorbereitung für alle Aufgaben (du musst u.a. wissen, wo der nächste Baumarkt ist) und eine spezifische Vorbereitung, wenn du dich auf eine bestimmte Lösung konzentrieren willst: Das ist Planung.

Beispiel: Planung der Planung

Die Planung der Art und Weise, wie wir das Projekt durchführen werden, ist ein proaktiver Ansatz. Diese Proaktivität kann sogar noch erweitert werden, indem man die Art und Weise plant, wie man die Ausführung plant. Das ist das Managementplan-Konzept des PMBOK^® Guide, die Managementstrategien von PRINCE2^® und die Ansätze von DSDM^® 

Beispiel: Kontinuierliche Planung

Die Realität entspricht selten dem, was wir geplant haben und das ist auch gut so - aber wir müssen unsere Pläne kontinuierlich anpassen, um sicherzustellen, dass sie realistisch und praktikabel bleiben. Wir sollten dies tun, sobald eine Anpassung erforderlich ist und nicht, wenn wir auf Probleme stoßen. Das ist ein proaktiver Ansatz.

Beispiel: Risikomanagement

Das gesamte Konzept des Risikomanagements basiert auf Proaktivität: Wenn wir mit ungewissen Ereignissen konfrontiert werden, warten wir nicht ab, was passiert und reagieren dann darauf, sondern wir denken über Möglichkeiten und Auswirkungen nach, erwägen Reaktionen und unternehmen wahrscheinlich etwas, bevor es passiert.

Beachte, dass es sich bei unseren Projekten um ernste Angelegenheiten handelt, bei denen es manchmal um das Leben von Menschen geht!

Beispiel: Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Du kannst die Mitglieder deines Projektteams ohne klare Rollen und Zuständigkeiten arbeiten lassen. Früher oder später wird sich eine Form von Rollen und Zuständigkeiten herausbilden, aber das ist zu teuer und funktioniert vielleicht nicht sehr gut. Der proaktive Ansatz besteht darin, sie frühzeitig zu definieren und bei Bedarf anzupassen. Das erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und das Team kann sich darauf konzentrieren, etwas zu produzieren, anstatt zu entscheiden, wer was macht.

Die Anzahl und Vielfalt der Rollen hängen von der Art und Größe des Projekts ab. Es kann eine einfache Definition wie in Scrum sein, eine moderate wie in P3.express oder eine umfassende wie in DSDM^® und PRINCE2^®. Vergiss jedoch nicht, dass sich die Rollenbeschreibungen in diesen Methoden nur auf Managementaktivitäten beziehen und dass du immer auch Rollenbeschreibungen für technische Aspekte hinzufügen musst.

Beispiel: Verfügbare Optionen

Solltest du das Projekt vorzeitig beenden oder fortsetzen? Es gibt selten nur zwei Möglichkeiten, auch wenn die Frage dies suggeriert. Du musst proaktiv vorgehen und alle Möglichkeiten in Betracht ziehen, bevor du eine Entscheidung triffst. Vielleicht kannst du das Projekt neu planen, vielleicht kannst du es pausieren lassen, bis etwas anderes klar wird oder vielleicht kannst du den Projektansatz ändern (z. B. Outsourcing) usw.

Beispiel: Kritisches Denken

Wir alle haben viele Vorurteile, die uns einerseits helfen, zu überleben und uns andererseits dazu verleiten, schlechte Entscheidungen zu treffen. Wenn es darum geht, wichtige Entscheidungen für ein Projekt zu treffen, ist es am besten, eine Weile innezuhalten und alle Vorurteile zu berücksichtigen, die unsere Entscheidung beeinflussen können, bevor sie Probleme verursachen.

Als Referenz kannst du die Liste von kognitiven Verzerrungen in Wikipedia verwenden:
https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_kognitiver_Verzerrungen

Es gibt sogar Entscheidungsfindungsrahmen, die du nutzen kannst, um bessere Entscheidungen zu treffen. Anfangs mag es ablenkend und sogar lästig sein, sie zu verwenden, aber schon bald gewöhnt man sich daran und kann ohne große bewusste Anstrengung Vorteile daraus ziehen.

Beispiel: Transparenz

Wir mögen es nicht, wenn wir in einem Projekt Zeitverzug oder andere Probleme haben, aber das bedeutet nicht, dass wir sie verbergen sollten. Sie sollten transparent sein und die Beteiligten darüber informieren, denn einige von ihnen können dir vielleicht helfen und außerdem werden sie früher oder später von den Problemen und ihren Folgen erfahren und einige von ihnen werden vielleicht frühzeitige Maßnahmen von ihrer Seite verlangen (z. B. die negativen Folgen zu akzeptieren).

Beispiel: Effektiv kommunizieren

Es mag viele Fälle geben, in denen du Berichte an die Projektbeteiligten schickst, diese dir aber kein Feedback geben. Vielleicht glaubst du, dass alles in Ordnung ist, nur weil es keine negativen Rückmeldungen gibt - obwohl das nicht der Fall ist.

Du musst proaktiv vorgehen und prüfen, ob der Bericht wirklich verwendet wurde und ob er seinen Zweck erfüllt hat, und die Rückmeldungen nutzen, um deine Kommunikationsmethode anzupassen. Andernfalls kann dieses verborgene Problem später ernsthafte Probleme verursachen, die schwerer zu beheben sind.

Beispiel: Verantwortung übernehmen

Es ist leicht, anderen die Schuld für schlechte Ergebnisse zu geben. Du möchtest vielleicht, dass deine Organisation dir die volle Autorität gibt, alles im Projekt zu ändern und es perfekt zu machen. Doch sie tun es nicht und als Folge davon, scheitert das Projekt. Dies ist kein proaktiver Ansatz.

Ein proaktiver Ansatz besteht darin, die Verantwortung zu übernehmen und alles zu tun, was im Rahmen der Möglichkeiten möglich ist. Du kannst nicht erwarten, dass die Organisation dir uneingeschränkt vertraut und dir alles gibt, in der Hoffnung, gute Ergebnisse zu erzielen (vor allem, wenn sie schon so viele gescheiterte Projekte gesehen hat). Was du tun musst, ist, eine kleine Verbesserung innerhalb der gesetzten Grenzen vorzunehmen; nutze diese, um ein wenig Vertrauen, ein paar mehr Ressourcen und ein wenig mehr Toleranz für Einschränkungen zu gewinnen, und dies dann für eine etwas größere Verbesserung zu nutzen und so weiterzumachen, bis du das optimale Ziel erreichst.

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