Erhalte und optimiere Energie und Ressourcen

Ressourcen sind begrenzt. Die dem Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen sind begrenzt, ebenso wie die geistige Energie, die Du hast, um gute Entscheidungen zu treffen. Du solltest diese Ressourcen für dich selbst und für das Projekt schonen und optimieren und anderen Teammitgliedern dabei helfen, dasselbe zu tun.

Beispiel: Die 80/20-Regel

Ein großer Teil des möglichen Nutzens des Projektmanagements kann mit einem kleinen Teil des Aufwands erzielt werden. In den meisten Fällen ist es sehr teuer und nicht zu rechtfertigen, 100 % des möglichen Nutzens anzustreben. Du musst diese Regel bei allem, was du tust, berücksichtigen und andere dazu ermutigen, dies ebenfalls zu tun.

Beispiel: Entscheidungsmüdigkeit

Wir verwenden eine einzige Quelle geistiger Energie, um alle Arten von Entscheidungen zu treffen und auch um Willenskraft auszudrücken. Wenn du einen großen Teil dieser Quelle für unnötige oder unwichtige Entscheidungen verbrauchst, hast du weniger Energie für die wichtigen Entscheidungen, was zu schlechten Ergebnissen führen kann. Dies ist einer der Gründe, warum du Mikromanagement vermeiden solltest (das “Steuern nach dem Ausnahmeprinzip” von PRINCE2^®).

Konflikte, bei denen es um Ideen geht, können hilfreich sein, aber solche, bei denen es um Menschen geht, sind in der Regel schädlich für das Projekt und eine der Folgen ist, dass sie die geistige Energie der Teammitglieder erschöpfen. Wenn du einen solchen Konflikt bemerkst, solltest du dein Bestes geben, um die Ursache zu finden und den Konflikt zu lösen.

Beispiel: Kümmere dich um dich selbst!

Die Entscheidungen, die du triffst und die Willenskraft, die du an den Tag legst, verbrauchen deine geistige Energiequelle. Andererseits wird diese Quelle mit Energie gefüllt, wenn du schläfst und richtig isst. Deshalb solltest du gut auf dich acht geben: sorge für ausreichend Schlaf und Ruhe und esse gut. Wenn du schädliche Gewohnheiten oder Schlafprobleme hast, musst du damit nicht allein fertig werden: es gibt viele Spezialisten, die dir helfen können, diese Probleme zu lösen. Auch körperliche Betätigung kann bei der Energiegewinnung helfen, auch wenn die Studien dazu noch nicht schlüssig sind.

Versuche, deine Teammitglieder zu ermutigen, das Gleiche zu tun. Sorge zunächst dafür, dass sie in einem angemessenen Tempo und ohne zu viele Überstunden arbeiten. Wenn du die Möglichkeit dazu hast, biete während der Arbeitszeit energiereiche, gesunde Lebensmittel, Snacks und Getränke an.

Beispiel: Work-Life-Balance

Viele von uns lieben ihren Beruf, aber das ist nicht alles, was wir im Leben brauchen. Genauso wie du deine Arbeit optimierst, solltest du auch dein Privatleben planen und gestalten. Ziel ist ein glückliches und zufriedenes Leben. Wenn du glücklicher bist, bist du auch bei der Arbeit erfolgreicher. Wenn du es kannst, versuche deine Teammitglieder zu ermutigen, das Gleiche zu tun.

Beispiel: Motivation

Motivation ist ein komplexes Konzept. Es gibt einige interessante und nützliche Quellen zu diesem Thema, aber auch viele eher unwissenschaftliche. Gleichwohl solltest du dich mit diesem Konzept vertraut machen und es kontinuierlich anwenden, denn es erhöht die geistige Energie des Teams und die Möglichkeit, bessere Projektergebnisse zu erzielen.

Motivation kann so einfach sein: ein freundliches Lächeln oder ein einfaches “Dankeschön”, um Mitarbeitern zu zeigen, dass du ihre gute Arbeit anerkannt hat. Du musst jedoch vorsichtig sein, denn viele der üblichen Formen der Motivation, wie kleine Geldprämien, haben einen negativen Effekt.

Beispiel: Zusammenarbeit und Teamwork

Menschen, die zusammenarbeiten, haben manchmal die Möglichkeit, bessere Ergebnisse zu erzielen, aber vor allem sind Menschen sozial und genießen es, Teil einer Gruppe zu sein. Wenn es dir gelingt, die negativen Aspekte der Teamarbeit zu beseitigen und ein angenehmes Umfeld zu schaffen, werden die Teammitglieder zufriedener mit dem Projekt sein.

Du solltest jedoch vorsichtig sein, denn die Menschen sind unterschiedlich und manche brauchen mehr entspannte, konzentrierte und einsame Zeit als andere. Es ist meist ein Balanceakt.

Beispiel: Ein-Team-Kultur

Verschiedene Interessengruppen neigen dazu, Untergruppen zu bilden oder zu berücksichtigen und Spannungen mit anderen Gruppen zu verursachen, z. B. zwischen Personen, die sich auf die geschäftlichen Aspekte des Projekts konzentrieren und Personen, die das Produkt entwickeln. Diese Spannungen kosten beide Seiten viel Energie. Das ist einer der Gründe, warum wir versuchen sollten, eine Ein-Team-Kultur aufzubauen, in der alle gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten.

Beispiel: Die Weisheit der Massen

Wenn eine große Anzahl von Menschen mit unterschiedlichen Interessen zusammenkommt und in einem moderierten Umfeld arbeitet, können hervorragende Ergebnisse, Ideen und Lösungen erzielt werden, die sogar besser sein können als die von einzelnen Experten.

Wenn du die Möglichkeit hast, kannst du die Weisheit der Massen regelmäßig nutzen. Bitte Teammitglieder, dir bei der Lösung schwieriger Probleme im Projekt zu helfen. Abgesehen von der Möglichkeit, gute Ergebnisse zu erzielen, erfahren die Teammitglieder dadurch auch, dass ihre Meinung geschätzt wird und dass sie eine wichtige Rolle im Projekt spielen, was wiederum ihre Energie steigert. (Aktivität E02 von P3.express ist ein Beispiel für die Nutzung der Weisheit der Massen in Projekten.)

Beispiel: Chef-Projektmoderator

Wenn Du ein Projektmanager bist, haben die meisten Dinge, die du tust, einen Moderationscharakter (oder sollten ihn zumindest haben). Andererseits stellst du vielleicht fest, dass die Teammitglieder in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit Projektmanagern gemacht haben und dass sich diese Erfahrungen auf ihre Beziehung zu dir auswirken: Ein Teil der Energie wird darauf verwendet, dein Verhalten auf potenzielle Bedrohungen zu analysieren, anstatt dir zu vertrauen. In diesem Fall könntest du deinen Titel von Projektmanager in Chief Project Facilitator ändern. Schließlich ist das deine eigentliche Aufgabe im Projekt.

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