Винаги бъдете инициативни
По природа имаме склонност да реагираме на дадени неща и ситуации. Това може да ни помогне да запазим енергия занимавайки се с незначителни неща или да постигнем по-добри резултати в област, в която сме напълно некомпетентни. Тези ситуации са различни от нашите проекти и точно в тях, може да постигнем по-добри резултати бъдейки инициативни.
Пример: Планиране
Ако искате да стигнете до непозната локация с кола и закъснявате, то може просто да се качите в колата и да започнете да карате, за да „спестите време“, а да се справяте с евентуалните проблеми по време на пътя (в движение). Проактивният подход е да отделите време в началото, за да настроите навигацията си и тя да ви даде най-бързия път базирайки се на трафика и потенциалните инциденти и задръствания и чак след това да тръгнете на път. Така отделяме време в началото, за да избегнем потенциални проблеми повреме на изпълнението, което накрая води до спестено време.
В противовес на това, което някои хора мислят за Agile проектите, планирането е винаги необходимо, но е въпрос на вид и степен на детайлност в плана. Да планираме преди да пристъпим към изпълнение е проактивен подход.
Припомнете си цитата: Дайдете ми 6 часа да отрежа дърво и аз ще отделя първите четири часа да наточа брадвата.
Ако целта на проекта е ясна и сте сигурни, че трябва да се нареже дърво, то наистина може да отделите 4 часа, за да наточите брадвата. В Agile проектите, не е сигурно, че ще трябва да се нареже дърво или да се съберат отсечените клони или да се окоси тревата или нещо друго. Въпреки това, ще ви е необходима обща подготовка за всички дейности (да знаете къде е най-близкият магазин за резервни части) и малко специфична подготовка (заточване), преди да се фокусирате върху конкретни решения; това е планиране.
Пример: Планиране на планирането
Планиране на начина, по който ще се осъществи проектът е проактивен подход. Тази проактивност може дори да бъде разширена като се планира начина, по който планираме изпълнението на проекта: Според PMBOK® тове е проектния план, според PRINCE2® това са мениджърските стратегии, а според DSDM® това са подходите.
Пример: Непрекъснато планиране
В действителност нещата рядко се получават така, както сме ги планирали, и това е нормално, но ние непрекъснато трябва да адаптираме плановете, за да са реалистични, практични и реализируеми в действителност. Ние трябва да направим промяната в момента, в който е необходима, а не когато вече имаме проблем. Това е проактивен подход.
Пример: Управление на риска
Идеята за управление на риска е базирана на проактивност: при материализирането на несигурни събитие, предварително обмислете възможните последствия и възможните реакции и, съответно, какви действия да предприемете преди да се е случило събитието, вместо да чакате да видите какви ще са последствията, за да предприемете коригиращи действия.
Не забравяйте, че това което правим в проектите е сериозно и дори понякога е крие риск за живота на хора.
Пример: Определете ролите и отговорностите
Може да оставите екипа си да работи без да има ясни роли и отговорности (длъжностни характеристики), и рано или късно дадени роли и отговорности ще се обединят, но това може да струва прекалено скъпо за проекта и, в крайна сметка, да няма положителен ефект. Проактивният подход е да определите ролите и отговорностите в ранен етап на проекта и да ги адаптирате спрямо ситуацията. Това ще подобри работния процес на всеки от екипа, и ще му помогне да се фокусира върху изпелнението на поставените задачи вместо да се разпределя коя задача трябва са се свърши и от кого.
Броят на ролите и тяхното разнообразие зависи от проекта; може да е опростен вариант както при SCRUM, не сложен вариант като при P3.Express или нещо сложно както при DSDM® и Prince2. Не забравяйте, че тези подходи са за определяне на управленските дейности, в допълнение, трябва да се дефинират и техническите характеристики на ролята.
Пример: Избор
Трябва ли да прекратите проекта преждевременно или да продължите?
Рядко има само две възможности, дори и въпросът да загатва за това. Трябва да имате проактивен подход и да обмислите всички възможности преди да вземете решение. Може да преразгледаде обхвата на проекта, може да го преустановите докато не се изясни нещо, или може би да промените подхода за изпълнение (например: аутсорсване) или друго.
Пример: Критично мислене
Всички имаме някакви предрасъдъци, които, от една страна, ни помагат да оцеляваме, но от друга могат да ни подведат да вземем лошо решение. Когато става въпрос за вземане на важни решения за проекта, най-добре е да направим малка пауза за известно време и да обмислим всички предпоставки, които биха повлияли нашето решение преди да предизвикат проблеми.
За справка може да използвате списъка за когнитивни предрасъдъци в Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases
Има и методология за вземане на решение, която може да ви помогне. Отначало, може да е разсейващо и дори дразнещо, когато ги употребявате, но след известно време ще свикнете и в последствие ще се научите да извличате ползите от тях без да ви представлява усилие.
Пример: Прозрачност
Не ни е приятно когато задачите по проекта се изпълняват със закъснение или имаме проблеми при изпълнението, но това не означава, че трябва да ги скрием. Трябва да бъдем прозрачни и да информираме заинтересованите страни, защото някои от тях може да са в състояние да ни помогнат и освен това, рано или късно те ще узнаят за проблемите и техните последствия, а за някои от тях ще са необходими по-ранни противодействия (например: за да се приемат негативните последствия).
Пример: Ефективна комуникация
Вероятно е имало случаи, когато сте изпращали отчети до заинтересованите страни и не сте получавали обратна връзка. Може би сте вярвали, че всичко е наред само, защото не е имало негативна реакция макар, в действителност, да не е било така. Трябва да бъдете проактивен и да проверите дали отчетът е бил видян и дали е постигнал целта, да използвате обратна връзка за да подобрите комуникацията. В противен случай, този потенциално скрит проблем може да причини сериозни проблеми на по-късен етап, когато е по-трудно да бъде разрешен.
Пример: Поемете отговорност
Лесно е да се обвиняват другите за слабатие резултати. Например, може да искате фирмата да ви даде цялата власт да промените всичко по проекта и да го направите идеално, но не я получавате и като резултат проектът се проваля. Това не е проактивен подход.
Проактивният подход е да поемете цялата отговорност и да направите всичко по силите ви, въпреки ограниченията. Не очаквайте фирмата да ви гласува пълно доверие с надеждата да подобрите резултатите, след като вече са имали толкова провалени проекти. Това, което трябва да направите е да внесете подобрения въпреки ограниченията, да спечелите доверие и така стъпка по стъпка да достигнете до желаната в началото цел.