يجب ان تكون دائما استباقيا
لدينا ميل طبيعي لنكون مستجيبين. يمكن أن يساعدنا ذلك في الحفاظ على طاقتنا في المجالات الغير مهمة، أو تحقيق نتائج جيدة عندما نعمل في مجال ليس لدينا فيه خبرة. تختلف هذه المواقف عن مشاريعنا، وللحصول على نتائج جيدة هنا، سيكون من الضروري أن تكون سباقا
مثال: تخطيط
إذا كنت ترغب في الوصول إلى مكان لأول مرة وتأخرت، يمكنك البدء في القيادة على الفور “لتوفير الوقت” والتعامل مع المشاكل المحتملة عند حدوثها. تتمثل الطريقة الاستباقية في قضاء بعض الوقت وإعداد “نظام تحديد المواقع العالمي” (GPS) لإعطائك أسرع طريق استنادًا إلى حركة المرور، والأعطال والعوائق المحتملة، ثم الشروع في القيادة؛ وهذا يعني، إعطاء نفسك الوقت للاستعداد قبل التنفيذ، لتجنب المشاكل في وقت لاحق وتوفير الوقت في النهاية.
على عكس ما يعتقد البعض بشأن مشاريع Agile، فإن التخطيط ضروري دائمًا؛ يختلف نوع ومستوى تفاصيل الخطط فقط من منهجية إلى أخرى. التخطيط قبل التنفيذ هو نهج استباقي.
تذكر المثل: “أعطني ست ساعات لقطع الشجرة وسأمضي الأربع ساعات الأولى في شحذ الفأس.”
إذا كان هذا مشروعًا تنبؤيًا ، فيمكنك قضاء 4 ساعات في شحذ الفأس لأنك متأكد من أنك تريد قطع شجرة. في مشروع Agile، لا تعرف ما إذا كنت ستقطع شجرة أو تقوم باستعادة الفروع المكسورة أو حصاد العشب أو استخراج الفحم أو أي شيء آخر. ومع ذلك، يجب أن تكون مستعدا دائمًا بشكل عام (اكتشف أين يقع أقرب متجر ادوات) وبشكل أكثر تحديدًا (شحذ الفأس) عندما تركز على حل معين. هذا هو التخطيط.
مثال: تخطيط المخطط
التخطيط لكيفية تنفيذ المشروع هو نهج استباقي. يمكن تمديد هذا النشاط الاستباقي من خلال تخطيط كيفية تخطيطنا للتنفيذ؛ إنه مفهوم خطة إدارة دليل PMBOK® واستراتيجيات إدارة PRINCE2® ونهج DSDM®.
مثال: تخطيط مستمر
نادراً ما يطابق الواقع توقعاتنا، وهذا أمر متوقع. ومع ذلك، يجب علينا تكييف خططنا باستمرار لضمان بقائها واقعية وعملية. يجب أن نفعل ذلك بمجرد الحاجة إلى التكيف، وليس عندما تنشأ المشكلات؛ هذا هو نهج استباقي.
مثال: إدارة المخاطر
تستند الفكرة الكاملة لإدارة المخاطر على نهج استباقي: في مواجهة الأحداث الغير مؤكدة، فبدلاً من الانتظار لمعرفة ما يحدث والرد عليها، فإننا نفكر في الاحتمالات والآثار، ونفحص الإجابات، ومن الممكن التصرف قبل وقوع الحدث.
لاحظ أن ما نقوم به في المشاريع جدي؛ في بعض الأحيان حياة البشر هي على المحك.
مثال: تحديد الادوار والمسؤوليات
يمكنك اختيار السماح لأعضاء الفريق في المشروع بالعمل دون تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم بوضوح. في وقت لاحق، سوف تتضح بعض الادوار والمسؤوليات، لكنها مكلفة للغاية وقد لا تعمل. تتمثل الطريقة الاستباقية في تحديدها مبكرا في المرحلة الأولى من المشروع وملائمتها إذا لزم الأمر. هذا يجعل مهمة الجميع أسهل، ويمكن لأي شخص التركيز على تحقيق الفكرة أو الخدمة أو المنتج، بدلاً من تحديد من يفعل ماذا.
يعتمد عدد الأدوار وتنوعها على نوع وحجم المشروع. يمكن أن يكون تعريفًا بسيطًا مثل Scrum، وهو شيء معتدل مثل P3.express أو كامل، مثل تعريف DSDM® وPRINCE2®. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن تعريف الدور في هذه الأساليب ينطبق فقط على أنشطة الإدارة، ولا تزال بحاجة إلى إضافة تعريف الدور للجوانب التقنية.
مثال: الخيارات المتاحة
هل يجب عليك اغلاق المشروع قبل الأوان او الاستمرار فيه؟
لا يوجد نادرا الا خياران، حتى لو كان هذا هو ما يشير إليه السؤال. يجب عليك اتباع نهج استباقي وتحليل جميع خياراتك قبل اتخاذ القرار. ربما يمكنك تغيير مواصفات المشروع؛ ربما يمكنك التوقف حتى يصبح هناك شيء واضح للتطور؛ قد تتمكن من تغيير نهج المشروع (على سبيل المثال، اختيار جهة خارجية لمتابعة المشروع)، إلخ.
مثال: التفكير النقدي
لدينا جميعا احكام مسبقة تساعدنا على البقاء على قيد الحياة من ناحية، واتخاذ قرارات خاطئة من ناحية أخرى. عندما يتعلق الأمر باتخاذ قرارات مهمة بشأن المشروع، فمن الأفضل أن نأخذ الوقت الكافي للنظر في أي احكام مسبقة قد تؤثر على قرارنا قبل أن تصبح مشكلة.
للإشارة، يمكن استخدام قائمة التحيز المعرفي في ويكيبيديا:
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%A7%D9%86%D8%AD%D9%8A%D8%A7%D8%B2_%D9%85%D8%B9%D8%B1%D9%81%D9%8A
هناك حتى أطر عمل لصنع القرار يمكنك استخدامها لتحسين عملية صنع القرار. في البداية، قد يكون الأمر مربكًا أو مزعجًا لاستخدامها، لكنك ستعتاد عليها سريعًا وتطبقها بدون مجهود بمرور الوقت.
مثال: الشفافية
نود أن نتجنب التأخر أو وجود أي مشكلة في المشروع، ولكن هذا لا يعني أننا يجب أن نخفي هذه الحالات إذا حدثت. كن شفافاً وأبلغ أصحاب المصلحة، حيث قد يتمكن بعضهم من مساعدتك. على أي حال، سوف يكتشفون في النهاية المشاكل ونتائجها عاجلاً أم آجلاً، وسيتعين على بعضهم التصرف بسرعة (على سبيل المثال، قبول النتيجة السلبية).
مثال: التواصل بنجاعة
قد تكون هناك العديد من الحالات التي ترسل فيها تقارير إلى أصحاب المصلحة ولا يقدمون لك أي تعليقات. قد تعتقد أن كل شيء على ما يرام لمجرد عدم وجود ردود فعل سلبية، على الرغم من أنه قد لا يكون كذلك. يجب أن تكون استباقيًا وتحقق لمعرفة ما إذا كانوا قد استخدموا بالفعل التقرير وما إذا كان قد خدم هذا الغرض، وجمع كافة الملاحظات لضبط طريقة الاتصال الخاصة بك؛ خلاف ذلك، قد تتسبب هذه المشكلة المخفية في حدوث مشكلات خطيرة لاحقًا، عندما يصعب حلها.
مثال: تحمل المسؤولية
من السهل إلقاء اللوم على الآخرين بسبب النتائج السيئة. على سبيل المثال، قد ترغب في ان تمنحك مؤسستك السلطة الكاملة لتغيير كل شيء في المشروع والقيام بذلك بشكل مثالي، لكنهم لا يفعلون، ونتيجة لذلك، يفشل المشروع. هذا ليس نهج استباقي.
النهج الاستباقي هو تحمل المسؤولية والقيام بكل ما تستطيع ضمن القيود. لا يمكنك أن تتوقع من المنظمة أن تثق بك تمامًا وأن تمنحك كل شيء على أمل الحصول على نتائج جيدة، خاصة عندما يكون هناك الكثير من المشاريع الفاشلة. ما عليك القيام به هو إضافة تحسين صغير ضمن القيود التي تم تعيينها، استخدم ذلك لكسب القليل من الثقة، والمزيد من الموارد والمزيد من التسامح مع القيود، ثم استخدم ذلك للحصول على تأثير إيجابي أكثر وضوحا.
تمت الترجمة بواسطة: Afef Mezzi