الحفاظ على الطاقة والموارد وتحسينها
الموارد محدودة. الموارد المتاحة للمشروع محدودة، وكذلك الطاقة العقلية التي لديك لاتخاذ قرارات جيدة. يجب عليك الحفاظ على هذه الموارد وتحسينها لنفسك وللمشروع، ومساعدة أعضاء الفريق الآخرين على القيام بنفس الشيء.
مثال: القاعدة 80/20
يمكن تحقيق جزء كبير من الفوائد المحتملة لإدارة المشروع عن طريق بذل قليل من المجهود. في معظم الحالات، يكون استهداف 100٪ من الفوائد المحتملة باهظ التكلفة وغير مبرر. يجب تطبيق هذه القاعدة في كل ما نقوم به وحث البقية على القيام بنفس الشيء.
مثال: القرار عند التعب
نحن نستخدم مصدرًا وحيدًا للطاقة العقلية لاتخاذ جميع أنواع القرارات، وأيضًا للتعبير عن قوة الإرادة. إذا كنت تستهلك الكثير من هذا المصدر في اتخاذ قرارات غير ضرورية أو غير مهمة، فستكون لديك طاقة أقل لاتخاذ القرارات المهمة، مما قد يؤدي إلى نتائج سيئة. هذا أحد الأسباب التي تجعلك تتجنب الإدارة الصغرى (مبدأ “manage by exception” في PRINCE2®).
يمكن أن تكون النزاعات التي تدور حول الأفكار مفيدة، ولكن تلك التي تدور حول أشخاص عادة ما تكون ضارة للمشروع، ومن عواقب ذلك أنه يستنزف الطاقة العقلية لأعضاء الفريق. إذا لاحظت مثل هذه النزاعات، فعليك بذل قصارى جهدك للعثور على السبب الجذري وحله.
مثال: اهتم بنفسك
إن القرارات التي تتخذها وقوة الإرادة التي تعبر عنها تستخدم مصدر الطاقة العقلية لديك. من ناحية أخرى، يمتلئ هذا المصدر بالطاقة عند النوم وتناول الطعام بشكل صحيح. لذا، يجب أن تعتني بنفسك جيدًا: تأكد من حصولك على قسط كافٍ من النوم والراحة، وتناول الطعام جيدًا. إذا كانت لديك عادات أو مشاكل ضارة في النوم، فلا يتعين عليك التعامل معها بمفردك؛ هناك العديد من المختصين الذين يمكنهم مساعدتك في حل هذه المشاكل. قد يساعد النشاط البدني أيضًا في هذا المصدر للطاقة، على الرغم من أن الدراسات لم تصل بعد إلى نتيجة حاسمة في هذا الشأن.
حاول تشجيع أعضاء الفريق على القيام بنفس الشيء الذي تقوم به. أولاً، تأكد من أنهم يعملون بوتيرة مستدامة ودون الكثير من الوقت الإضافي. ثم، إذا كان لديك الخيار، فحاول تقديم طعام صحي ووجبات خفيفة ومشروبات أثناء اوقات العمل.
مثال: توازن الحياة مع العمل
الكثير منا يحب ما يفعله، لكن هذا ليس كل ما نحتاج إليه في الحياة. بنفس الطريقة التي تعمل بها على تحسين عملك، يجب أن تخطط وتنفذ الأفكار في حياتك الشخصية، بطرق تجعلها سعيدة وممتعة. عندما تكون أكثر سعادة، يمكنك أن تكون أكثر نجاحًا في العمل أيضًا. إذا استطعت، فحاول تشجيع أعضاء فريقك على فعل الشيء نفسه.
مثال: التحفيز
التحفيز مفهوم معقد. هناك بعض الموارد المفيدة حول هذا الموضوع، بالإضافة إلى العديد من المصادر غير العلمية. ومع ذلك، يجب عليك معرفة ذلك واستخدامه بشكل مستمر، لأنه يزيد من الطاقة العقلية للفريق وإمكانية تحقيق نتائج أفضل للمشروع.
يمكن أن يكون التحفيز بسيطًا مثل إخبار الناس أنك ممتن لعملهم الجيد بابتسامة لطيفة أو “شكر” بسيط. ومع ذلك، عليك أن تكون حذراً، لأن العديد من الأشكال الشائعة لتحفيز، مثل المكافآت النقدية الصغيرة، لها تأثير سلبي.
مثال: التعاون والعمل الجماعي
قد يكون للأشخاص المتعاونين في بعض الأحيان القدرة على تحقيق نتائج أفضل، ولكن الأهم من ذلك، أن البشر اجتماعيون ويستمتعون بالانتماء الى المجموعة. إذا تمكنت من إزالة الجوانب السلبية للعمل الجماعي وخلق بيئة ممتعة، فسيكون هناك أعضاء أكثر سعادة في المشروع.
يجب أن تكون حذرًا، لأن الناس مختلفون، والبعض يحتاج إلى وقت أكثر استرخاءً وتركيزًا وعزلة من غيرهم؛ إنه عادةً عمل موازنة.
مثال: ثقافة الفريق الواحد
هناك ميل للمساهمين في المشروع لإنشاء مجموعات فرعية والتسبب في توتر مع المجموعات الأخرى؛ على سبيل المثال، الأشخاص الذين يركزون على الجوانب التجارية للمشروع مقابل الأشخاص الذين يبنون المنتج. يستهلك هذا التوتر الكثير من الطاقة من كلا الجانبين، وهذا أحد الأسباب التي تجعلنا نحاول بناء ثقافة فريق واحد، حيث يعمل الجميع معًا لتحقيق نفس الهدف.
حكمة الحشد
عندما تلتقي مجموعة من الأشخاص المتنوعين ثقافيًا ويعملون في البيئة المناسبة، يكون من الممكن تحقيق نتائج جيدة جدًا وأفكار جيدة وأحيانًا حلول أفضل من تلك التي يقدمها خبير واحد.
إذا كان هذا الخيار في متناول يدك، فيمكنك استخدامه بانتظام من خلال سؤال أعضاء الفريق لمساعدتك في حل المشكلات الصعبة المرتبطة بالمشروع. بالإضافة إلى تحقيق نتائج جيدة، يسمح هذا النهج أيضًا لأعضاء الفريق بمعرفة أن آرائهم تؤخذ بعين الاعتبار وأنهم يلعبون دورًا مهمًا في المشروع، مما يعزز طاقتهم. النشاط E02 من P3.express هو مثال لتطبيق حكمة المجموعة في المشاريع.
قائد المشروع الرائد
إذا كنت مدير مشروع، فإن معظم أنشطتك تيسيريه (أو على الأقل ينبغي أن تكون). من ناحية أخرى، قد تجد أن أعضاء الفريق مروا بتجارب سيئة مع قادة المشروع في الماضي، وأن هذه التجارب لها تأثير على علاقتهم معك: جزء من طاقتهم هو مخصص لتحليل سلوكك لاكتشاف التهديدات المحتملة بدلاً من الوثوق بك. في هذه الحالة، يمكنك تغيير عنوانك من مدير المشروع لقيادة قائد المشروع. بعد كل هذا، هذا ما تفعله بالفعل في المشروع.
تمت الترجمة بواسطة: Afef Mezzi