Зберігайте та оптимізуйте енергію та ресурси

Ресурси обмежені. Ресурси, доступні для проекту, обмежені, як і ментальна енергія, яку ви маєте витратити, щоб прийняти правильні рішення. Ви повинні зберегти та оптимізувати цей ресурс для себе та для проекту, та допомогти іншим членам команди зробити те саме.

Приклад: Правило 80/20

Значну частину можливих переваг управління проектами можна отримати, витративши невелику частину зусиль. У більшості випадків орієнтація на 100% можливих вигод є дуже дорогою і невиправданою. Вам потрібно враховувати це правило у всьому, що ви робите, і заохочувати інших робити те саме.

Приклад: Втома від прийняття рішення

Ми використовуємо єдине джерело психічної енергії для прийняття всіх типів рішень, а також для вираження сили волі. Якщо ви використовуєте багато цього джерела для прийняття непотрібних чи неважливих рішень, у вас буде менше енергії для важливих рішень, що може призвести до поганих результатів. Це одна з причин, коли вам слід уникати мікроменеджменту (принцип “керувати за винятком” PRINCE2^®).

Конфлікти, пов’язані з ідеями, можуть бути корисними, але ті, які стосуються людей, як правило, шкідливі для проекту, і одним із наслідків є те, що такий конфлікт виснажує психічну енергію членів команди. Якщо ви помітили такий конфлікт, вам слід зробити все можливе, щоб знайти першопричину та вирішити її.

Приклад: Подбайте про себе!

Рішення, які ви приймаєте, і сила волі, яку ви висловлюєте, використовують ваше джерело психічної енергії. З іншого боку, це джерело наповнюється енергією, коли ви спите і харчуєтесь правильно. Отже, слід добре дбати про себе: переконайтеся, що ви виспалися і відпочили, і харчуйтеся добре. Якщо у вас є шкідливі звички або проблеми зі сном, вам не доведеться з цим боротися поодинці; є багато фахівців, які можуть допомогти вам виправити подібні проблеми. Фізичні навантаження також можуть допомогти з цим джерелом енергії, хоча дослідження ще не є остаточними для цього питання.

Спробуйте заохотити членів команди робити те саме, що і ви. По-перше, переконайтесь, що вони працюють стійкими темпами та без зайвих понаднормових робіт. Потім, якщо у вас є вибір, спробуйте запропонувати в робочий час енергійну, здорову їжу, закуски та напої.

Приклад: Баланс роботи та життя

Багато хто з нас любить те, що ми робимо, але це все ще не все, що нам потрібно мати в житті. Таким же чином, як ви оптимізуєте свою роботу, ви повинні планувати та впроваджувати ідеї в особистому житті таким чином, щоб зробити його радісним та щасливим. Коли ви більш щасливі, ви моєте бути більш успішними і у роботі. Якщо можете, спробуйте заохотити членів вашої команди зробити те саме.

Приклад: Мотивація

Мотивація - це складне поняття. Є цікаві та корисні джерела з цих тем, а також багато інших ненаукових. Проте, корисно дізнатися більше про мотивацію і намагатися постійно застосовувати в роботі, так як це збільшує розумову енергію команди і можливість досягнення кращих результатів для проекту.

Мотивація може приймати такі прості форми як посмішка або “спасибі” в знак визнання роботи. Проте будьте обережні, так як деякі з поширених форм мотивації, наприклад, невеликі грошові винагороди, можуть мати негативний ефект.

Приклад: Співпраця та командна робота

Люди, які співпрацюють, іноді можуть мати можливість створювати кращі результати, але що ще важливіше, люди є соціальними і люблять бути частиною групи. Якщо ви зможете усунути негативні аспекти роботи в команді та створити приємне середовище, члени команди проекту будуть щасливіші.

Але ви повинні бути обережнішими, тому що люди різні, а комусь потрібен більш спокійний, зосереджений та самотній час, ніж іншим; зазвичай необхідно дотримуватися балансу.

Приклад: Культура єдиної команди

Існує тенденція, щоб різні зацікавлені сторони створюють підгрупи, що стає джерелом напруги з іншими групами; наприклад, люди, орієнтовані на бізнес-аспекти проекту порівняно з людьми, які будують продукт. Ця напруга споживає багато енергії з обох сторін, що є однією з причин, щоб ми намагалися побудувати культуру єдиної команді, де всі працюють разом для досягнення однієї і тієї ж мети.

Приклад: Мудрість натовпу

Коли велика кількість різноманітних людей збирається і працює в сприятливому середовищі, є потенціал отримати дуже хороші результати, ідеї та рішення, які можуть бути навіть кращими, ніж ті, що надходять від окремих експертів.

Якщо у вас є такий варіант, ви можете використовувати його регулярно, щоб звертатись до членів команди про допомогу вам у вирішенні складних проблем в проекті. Окрім можливості отримати хороші результати, це також дозволяє членам команди знати, що їх думка цінується і що вони відіграють важливу роль у проекті, що, в свою чергу, підвищує рівень їх енергії. Діяльність E02 P3.express - приклад використання мудрості натовпу у проектах.

Приклад: Головний фасилітатор проекту

Якщо ви керівник проекту, більшість речей, які ви робите, мають характер фасилітації (або, принаймні, повинні мати). З іншого боку, ви можете побачити, що в минулому члени команди мали поганий досвід роботи з менеджерами проектів, і що цей досвід впливає на їхні стосунки з вами: частина їх енергії витрачається на аналіз вашої поведінки на предмет можливих загроз, а не на довіру вам. У такому випадку ви можете змінити назву посади з керівника проекту на головного фасилітатора проекту. Зрештою, саме цим ви й займаєтесь у проекті.

▼ PDF