Nearly Universal Principles of Projects

原则二:将精力和资源用在最重要的事情上

资源是有限的, 对于项目来说可用的资源也是有限的,你做出正确决策的所花的精力也是如此。 你应该将精力和资源用在最重要的事情上,并帮助其他团队成员也这样做。

示例:80/20法则

在项目管理中,通过花费一小部分的努力,可以获得大部分可能的收益。 在大多数情况下,以100%可能收益作为目标来实现,需要付出高昂的代价,并且这样做也是不合理的。 你在做每件事情的时候都需要考虑这个法则,并且鼓励其他人也这样做。

示例:决策疲劳

我们使用有限的精力来完成所有类型的决策,并且还想要把这些事情做好。 如果你耗尽了大量的精力在不必要或不重要的决策上,那么就没有精力来做重要的决策了,这可能会导致糟糕的结果。 这是你应该避免微观管理的原因之一(PRINCE2®提出“例外管理”原则也是这样的道理)。大家对想法的冲突可能是有益的,但与人有关的冲突通常会对项目造成伤害,其中后果之一就是它会耗尽团队成员的精力。 如果你发现这种冲突,应该尽力找到根本原因,并解决它。

示例:关爱自己

你做出的决策和你表达的意愿都会消耗你的精力。 另一方面,通过休息和吃饭又会充实你的精力。 所以,你应该关爱自己:确保你有足够的睡眠和休息,并且营养充足。 如果你的睡眠习惯不好或有问题,你不必独自处理它,有很多专家可以帮助你解决这些问题。 运动也有助于充实你的精力,尽管这方面的研究尚无定论。尽量鼓励团队成员像你一样做这些事情。 首先,确保他们稳步的工作,不要有太多的加班。 然后,如果你有选择的话,请尝试在工作期间提供补充活力的健康食品,点心和饮料。

示例:保持工作和生活的平衡

我们中的许多人都喜欢自己的工作,但是,工作不是我们生活中的一切。 与改善工作的方式一样,你应该在个人生活中规划和实施一些创意,使你更快乐。 你越快乐,你的工作就越成功。 如果可以,请尝试鼓励你的团队成员也这样做。

示例:激励

激励是一个复杂的概念。 关于这个主题有一些有趣和有用的资源,也有一些不够科学。 但是,你应该了解它并持续使用它,因为它可以增加团队的活力以及提高项目取得更好结果的可能性。激励可以很简单,比如通过善意的微笑或简单的“谢谢”让人们知道你认可他们工作。 但是,你也需要小心,因为许多常见的激励形式,如货币奖励,可能会产生负面影响。

示例:协作和团队合作

善于协作的人可以创造更好的结果,但更重要的是,人类喜欢社交,并乐于成为团队的一员。 如果你可以消除团队合作的负面影响并创造一个愉快的环境,那么项目中的团队成员会更加快乐。但是,你应该小心,因为每个人是不同的,有些人需要比其他人更放松、专注和孤独的时间; 这通常是一种平衡行为。

示例:单一团队文化

不同的利益相关方都有创建或考虑小群体的倾向,并与其他群体产生紧张关系; 例如,关注项目业务方面的人员与正在构建产品的人员之间。 这种紧张感消耗了双方的大量精力,这也是我们应该努力建立单一团队文化的原因之一,每个人都朝着一个目标共同努力。

例子:群体智慧

当大量各具特色的人聚集在一起,并在一个方便协作的环境中工作时,有可能获得非常好的结果、想法和解决方案,这种结果甚至可能比来自同一类专家提供的结果更好。如果你有这样的选择,你可以定期使用它来请求团队成员帮助你解决项目中的难题。 除了获得良好结果的可能性之外,它还会使团队成员了解到他们的意见是得到认可的,他们在项目中发挥着重要的作用,从而使他们愿意提供更大的贡献。 P3.express中的活动#26是在项目中使用群体智慧的一个示例。

示例:首席项目推进者

如果你是项目经理,那么你所做的大多数事情都具有推进的特性(或者至少应该具有推进的特性)。 另一方面,你可能会发现,过去曾与项目经理有过不愉快经历的团队成员,那么这些经历会影响他们与你的关系:他们的一部分精力用于分析你对他的潜在威胁的行为,而不是与你建立信任关系,在这种情况下,你可以将你的头衔从项目经理更改为首席项目推进者。 毕竟,这就是你在项目中真正在做的事情。

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discussion icon 作者: Nader K. Rad

discussion icon 翻译者: 黄宏

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