Nearly Universal Principles of Projects

Використовуйте повторювані елементи

Ad hoc підхід до проекту забирає занадто багато енергії та ресурсів і ви завжди ризикуєте втратити деякі необхідні елементи. Найкращий спосіб спростити те, що потрібно зробити, - це використовувати повторювані елементи та, бажано, застосовувати їх у повторюваних циклах.

Приклад: Контрольні списки якості

Контрольний список (чек-лист) - простий приклад потенційно повторюваного елемента, який багато людей використовують у особистому та професійному житті. Візьміть критерії якості товару, наприклад:

По-перше, ви можете створити контрольний список усіх критеріїв, що є формою планування.

Що рекомендує NUP6 - спробувати узагальнити: чи є в проекті подібні результати? У цьому випадку підготуйте загальний контрольний список якості для цієї категорії результатів та використовуйте їх для всіх. Якщо є деякі варіанти, збережіть загальний список та додайте кілька додаткових елементів для окремих результатів. Тепер у вас є повторювані контрольні списки.

Після того, як ви підготуєте загальні контрольні списки для різних видів результатів, ви можете знайти елементи, які повторюються серед них, що підказує для них віртуальну батьківську категорію. У такому випадку замість повторення елементів для всіх цих загальних контрольних списків ви можете їх витягнути і помістити в батьківський контрольний список. Зрештою, напевно, у вас буде єдиний загальний контрольний список для всього проекту. “Визначення зробленого” Scrum - приклад використання контрольних списків на рівні проекту для якості (можливо, серед іншого). Здійснюючи це, кожен результат буде належати до ієрархії категорій і повинен задовольняти позиції, що містяться в контрольних списках усіх категорій у їх ланцюжку.

Таким чином, елемент у батьківському контрольному списку стане повторюваним для всіх результатів, що знаходяться під ним, що економить час та енергію при плануванні та виконанні.

Що ще важливіше, коли ви зробите це для одного проекту, ви зможете адаптувати та використовувати його для всіх подібних проектів у майбутньому, що є повторюваною формою планування для декількох проектів.

Приклад: Процеси та робочі процеси

Деякі результати, або пов’язані з ними цілі, потребують певних кроків, які можуть стати стандартизованими та повторюваними. Наприклад, якщо результати повинні бути розроблені індивідуально та затверджені, ви можете підготувати простий робочий процес, який дозволяє зрозуміти всі кроки, залучених осіб та приблизну тривалість, щоб уникнути багатьох труднощів. Однак ви повинні бути обережними, щоб не зробити робочі процеси та процеси занадто складними або занадто інтенсивними в документації, оскільки це матиме негативний наслідок. Усі люди, які беруть участь у проекті, повинні сприймати робочі процеси та процеси як щось, що підтримує їхню роботу та полегшує для них все, а не як бюрократичну документацію, що блокує їх реальну роботу.

Agile проекти мають повторювані елементи у своєму ітеративному підході до розвитку, де певний тип розроблювальної діяльності повторюється для кожної фічі; напр. звичайний розпорядок дня в XP (програмування eXtreme): складіть пари, виберіть елемент, спроектуйте його на дошці, побудуйте тестові сценарії та код, інтегруйте код тощо.

Окрім повторюваних робочих процесів, які можна використовувати для технічної діяльності, ви можете мати повторювані елементи і для діяльності з управління проектами. Процеси в Керівництві PMBOK®, PRINCE2® та DSDM®, діяльності в P3.express та події в Scrum - приклади цієї концепції.

Приклад: Цикли

Маючи корисні елементи для управління проектом. Це можна зробити ще простіше, поміщаючи їх у повторювані цикли. Ці цикли значно спрощують повсякденну діяльність людей, задіяних в управлінні та керівництві проектом. Цикли груп процесів у Керівництві PMBOK® при використанні в проекті з декількома фазами, етапами PRINCE2®, щоденними, щотижневими та місячними циклами в P3.express, ітераціями та часовими рамками в DSDM® та спринтами в Scrum - є прикладами цієї концепції.

Коротші цикли легше зрозуміти та використовувати, ніж довші; наприклад, спринти в Scrum на відміну від фаз згідно з Керівництвом PMBOK®. Однак занадто коротких циклів може бути недостатньо для підтримки певних типів проекту, і рішенням може бути використання декількох циклів, таких як використання циклів коротких таймбоксів разом із тривалішими циклами ітерації DSDM® або P3.express ‘використання щоденних, тижневих та місячних циклів.

Приклад: Методи

Використання методології чи основи для запуску проекту - це ще одне використання повторюваних елементів. Це може бути існуюча система, наприклад PRINCE2®, P3.express, DSDM® або Scrum, або така, яку ви самостійно налаштували або побудували. Однак зазвичай краще почати з одного з існуючих методів і адаптувати його до ваших потреб, ніж будувати його з нуля.

Будь-який повторюваний елемент є абстрактним і потребує налаштування, щоб адаптувати його до реального світу. Хоча існує спектр абстрагування та необхідність в кастомізації: хоча невеликі, відносно конкретні контрольні списки якості знаходяться на одному кінці спектра з найменшою кількістю абстракцій та потребують адаптації, в той час як методології - з іншого, з найвищою потребою у адаптації. Ви завжди повинні відзначати необхідність адаптації, інакше повторюваний елемент не буде відповідати вашим потребам.

discussion icon NUPP є відкритим кодом та публікується безкоштовно під ліцензією Creative Commons

discussion icon Поділіться своєю думкою або задайте питання на цій сторінці LinkedIn.

discussion icon Написано Nader K. Rad

discussion icon Переклад Ганна Литвинченко

discussion icon Односторінкова версія NUPP, підходить для друку або для створення PDF-файлів.