Nearly Universal Principles of Projects

Gebruik herhaalbare elementen

Een ad hoc aanpak van het project kost te veel energie en middelen en loopt altijd het risico dat een aantal noodzakelijke elementen ontbreken. De beste manier om te vereenvoudigen is het gebruik van herhaalbare elementen, bij voorkeur in herhaalbare cycli.

Voorbeeld: Kwaliteitschecklists

Een checklist is een eenvoudig voorbeeld van een potentieel herhaalbaar element dat veel mensen in hun persoonlijke en professionele leven gebruiken. Neem bijvoorbeeld de kwaliteitscriteria van een eindproduct:

Hierdoor wordt een item in de ouderchecklist herhaalbaar voor alle deliverables eronder, wat tijd en energie bespaart in planning en uitvoering.

Belangrijker nog: als u dit eenmaal voor één project doet, kunt u het op maat maken en gebruiken voor alle soortgelijke projecten in de toekomst, wat een herhaalbare vorm van planning is voor meerdere projecten.

Voorbeeld: Processen en workflows

Sommige deliverables, of eraan gekoppelde doelen, hebben bepaalde stappen nodig die gestandaardiseerd en herhaalbaar kunnen worden. Als de deliverables bijvoorbeeld individueel moeten worden ontworpen en goedgekeurd, kunt u een eenvoudige workflow voorbereiden die hiervoor alle stappen, de betrokken mensen en de geschatte duur duidelijk maakt, zodat veel problemen worden vermeden. U moet er echter op letten dat u de workflows en processen niet te ingewikkeld maakt of overdocumenteert, omdat dit negatieve implicaties zal hebben. Alle mensen die betrokken zijn bij het project zouden de workflows en processen moeten zien als iets dat hun werk ondersteunt en alles gemakkelijker maakt voor hen, in plaats van als bureaucratische documentatie die hun echte werk blokkeert.

Agile projecten hebben herhaalbare elementen in hun iteratieve ontwikkelingsaanpak, waarbij bepaalde soorten ontwikkelingsactiviteiten worden herhaald voor elke functie; bijv. de gebruikelijke dagelijkse routine in XP (eXtreme Programming): het koppelen, het kiezen van een item, het ontwerpen op een whiteboard, het bouwen van de testscripts en de code, het integreren van de code, enz.

Naast de herhaalbare workflows die gebruikt kunnen worden voor technische activiteiten, kunt u ook herhaalbare elementen hebben voor de project management activiteiten. De processen in de PMBOK® Guide, PRINCE2® en DSDM®, de activiteiten in P3.express en de evenementen in Scrum zijn voorbeelden van dit concept.

Voorbeeld: Cycli

Het is nuttig om herhaalbare elementen te hebben voor het beheer van het project. Men kan nog meer vereenvoudigen door deze in herhaalbare cycli te plaatsen. Deze cycli maken de dagelijkse activiteiten van mensen die betrokken zijn bij het beheer en de leiding van het project een stuk gemakkelijker. Voorbeelden van dit concept zijn cycli van procesgroepen bij gebruik in een project met meerdere fasen in de PMBOK® Guide; stadia in PRINCE2®; dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse cycli in P3.express; iteraties en tijdsblokken in DSDM®; en Sprints in Scrum.

Kortere cycli zijn gemakkelijker te begrijpen en te gebruiken dan langere cycli, bijvoorbeeld Sprints in Scrum in tegenstelling tot de fasen volgens de PMBOK® Guide. Te korte cycli kunnen echter niet voldoende zijn om bepaalde soorten projecten te ondersteunen. Een oplossing kan het gebruik van meerdere cycli zijn, zoals DSDM®’s gebruik van korte tijdblok-cycli in combinatie met langere iteratie-cycli, of het gebruik van P3.express’ van dag-, week- en maandcycli.

Voorbeeld: Methoden

Het gebruik van een methodologie of een framework voor het uitvoeren van een project is een ander voorbeeld van het gebruik van herhaalbare elementen. Dit kan een bestaand systeem zijn zoals PRINCE2®, P3.express, DSDM® of Scrum, of een systeem dat u zelf heeft aangepast of gebouwd. Doorgaans is het een beter idee om te beginnen met één van de bestaande methoden en deze aan te passen aan uw behoeften, dan om het vanaf nul op te bouwen.

Elk herhaalbaar element is abstract en moet worden aangepast om het te doen passen in de echte wereld. Er bestaat echter een spectrum van abstractie en behoefte aan maatwerk: kleine, relatief concrete kwaliteitschecklists staan aan de ene kant van het spectrum met de minste abstractie en behoefte aan maatwerk, terwijl aan de andere kant de methodologieën het meest moeten worden aangepast. U moet altijd rekening houden met de noodzaak van maatwerk, anders zal het herhaalbare element niet goed aansluiten bij uw behoeften.

discussion icon NUPP is open-source en gratis gepubliceerd onder een Creative Commons licentie.

discussion icon Deel uw mening of stel vragen op deze LinkedIn-pagina.

discussion icon Geschreven door: Nader K. Rad

discussion icon Vertaald door: Damien Camerman

discussion icon Bijdragers aan deze vertaling: Elke Spinnewyn

discussion icon NUPP in een afdrukbare versie - ook converteerbaar tot een pdf.