از اجزا تکرار پذیر استفاده کنید
رویکرد تصمیم گیری موردی در پروژه انرژی بر بوده و منابع زیادی برای آن صرف میشود و همیشه ریسک از قلم افتادن برخی از اجزا را به همراه دارد. بهترین راه برای ساده‌سازی آنچه قرار است انجام شود آن است که از اجزا تکرارپذیر استفاده گردد و ترجیحاً آن‌ها را در چرخه‌های قابل تکرار قرار داد.
مثال: چک‌لیست‌های کیفی
چک‌لیست یک نمونه ساده از اجزایی است که پتانسیل تکرارپذیری را دارد که خیلی از افراد در زندگی شخصی و کاری خود از آن استفاده می‌کنند، به‌عنوان‌مثال:
- در ابتدای پروژه در وهله اول احتمالاً چک‌لیستی از تمامی معیارهای لازم تهیه می‌کنید که این، یکی از انواع برنامه‌ریزی است.
- آنچه NUP 6 توصیه می‌کند این است که “تعمیم دهید”. بررسی کنید که آیا اقلام تحویل شدنی (Deliverable) مشابهی در پروژه وجود دارد؟ در صورت وجود، یک چک‌لیست برای کیفیت آن دسته از اقلام تهیه کنید و از آن برای همه اقلام تحویل شدنی استفاده کنید. اگر اختلافاتی وجود دارد، لیست عمومی را حفظ کنید و چند مورد اضافی برای آن تحویل شدنی خاص به آن بیفزایید. تا به یک چک‌لیست تکرارپذیر برسید.
- زمانی که شما چک‌لیست‌های عمومی را برای انواع مختلف اقلام تحویل شدنی تهیه می‌کنید ممکن است با اجزایی برخورد کنید که زیرِ آن‌ها تکرار می‌شوند در این شرایط بجای تکرار آیتم‌ها برای تمامی چک‌لیست‌های عمومی، می‌توانید آن‌ها را بیرون کشیده و به چک‌لیست‌های عمومی اضافه کنید. درنهایت احتمالاً یک چک‌لیست عمومی منحصربه‌فرد برای کل پروژه خواهید داشت. “Definition of done” در اسکرام یک مثال برای استفاده از چک‌لیست‌های کیفی در سطح پروژه است. با این کار هر تحویل شدنی، متعلق به یک سلسله‌مراتب از دسته‌بندی‌ها خواهد بود و می‌بایست الزامات موجود در چک‌لیست‌های متعلق به دسته‌بندی‌های زنجیره خود را رعایت کند.
به این ترتیب آیتم‌های موجود در چک‌لیست مادر، برای تمامی تحویل شدنیهای زیرمجموعه آن تکرارپذیر می‌شوند که باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی حین برنامه‌ریزی و اجرا خواهد شد.
مهم‌تر آنکه، وقتی شما این کار را برای یک پروژه انجام دهید می‌توانید آن را سفارشی‌سازی کرده و برای پروژه‌های مشابه در آینده نیز استفاده کنید.
مثال: فرآیندها و گردش کارها
برخی از اقلام تحویل شدنی یا هدف‌های مرتبط با آن به گام‌های مشخصی احتیاج دارند که می‌توان آن گام‌ها را استاندارد و تکرارپذیر کرد. به‌عنوان‌مثال اگر اقلام تحویل شدنی نیاز به طراحی و تائید اختصاصی داشته باشند بمنظور پیشگیری از بروز مشکلات احتمالی، می‌توان یک گردشِ کار ساده برای آن تهیه کرد که همه گام‌های لازم، افرادِ درگیر و زمان‌های تقریبی را شفاف بیان کند. مراقب باشید که گردشِ کارها و فرآیندها را بیش‌ازحد پیچیده نکنید چون تبعات منفی خواهد داشت. همه افراد درگیر در پروژه باید گردش-کارها و فرآیندها را به‌عنوان یک پشتیبانِ کاری و تسهیل‌کننده بدانند نه یک بروکراسی اداری که مانع کارشان است.
پروژه‌های Agile ، اجزا تکرارپذیر دارد که در رویکرد توسعه گام‌به‌گام (Iterative Development Approach) فعالیت‌های توسعه‌ای مشخصی برای هر قابلیت (Feature) تکرار میشود. مثلاً روال معمول روزانه در XP(eXtreme Programming) عبارتند از: جفت کردن، انتخاب یک آیتم، طراحی آن بر روی تخته وایت برد، ساخت اسکریپتها و کدهای آزمایشی و یکپارچه‌سازی کدها و …
در کنار گردش کارهای تکرارپذیر که می‌تواند برای فعالیت‌های فنی استفاده شود، شما می‌توانید برای فعالیت‌های مدیریت پروژه نیز فعالیت‌های تکرارپذیر داشته باشید. فرآیندها در PMBOK® Guide، PRINCE2® و DSDM®، فعالیت‌ها در P3.express و رویدادها در Scrum مثال‌هایی از این مفهوم هستند.
مثال: چرخه‌ها
داشتن اجزا تکرارپذیر در مدیریت پروژه مفید است. با قرار دادن این اجزا در چرخه‌های تکرارپذیر می‌توان باز هم آن ها را ساده‌تر کرد. این چرخه‌ها به میزان قابل‌توجهی فعالیت‌های روزمره افرادِ درگیر در مدیریت و رهبری پروژه را تسهیل می‌کند. چرخه ی Process group های PMBOK® Guide وقتی در پروژه‌ای با فازها و مراحل چندگانه استفاده میشود Stage ها در PRINCE2®، چرخه‌های روزانه و هفتگی و ماهیانه در P3.express، تکرارها و Timebox ها در DSDM® و اسپرینت‌ها در اسکرام همگی مثال‌هایی از این مفهوم هستند.
چرخه‌های کوتاه‌تر قابل‌فهم‌تر و قابل‌استفاده‌تر از چرخه‌های طولانی‌مدت هستند. مثلاً اسپرینت ها در اسکرام در مقایسه با فازهای پروژه در PMBOK® Guide. بااین‌حال چرخه‌هایی که خیلی کوتاه‌اند ممکن است برای پشتیبانی از برخی از پروژه‌ها مناسب نباشد و راه‌حل آن می‌تواند استفاده مکرر از چرخه‌ها باشد مثلاً استفاده از چرخه‌های کوتاه Timebox همراه با چرخه‌های تکرار طولانی‌تر در DSDM®، یا استفاده از چرخه‌های روزانه و هفتگی و ماهیانه در P3.express.
مثال: متدها
استفاده از متدلوژی‌ها و چارچوب‌ها برای اجرای پروژه‌ها کاربرد دیگری از اجزا تکرارپذیر است خواه یکی از سیستمهای موجود نظیر PRINCE2®، DSDM®، P3.express یا Scrum باشد یا سیستمی که شما برای خودتان ساخته یا سفارشی‌سازی کرده‌اید، اگرچه معمولاً بهتر است به جای آنکه متدی را از ابتدا بسازید، با یکی از متدهای موجود کارتان را شروع کنید و آن را با نیازهایتان وفق دهید.
همه اجزا تکرارپذیر خلاصه بوده و نیاز به سفارشی‌سازی و تطبیقِ آن با دنیای واقعی دارید؛ طیفی از مفاهیم و نیازها برای سفارشی‌سازی وجود دارد، چک‌لیست‌های کوچک و نسبتاً خشک در یک سمت این طیف با کمترین میزان انتزاع و نیاز به سفارشی‌سازی و متدولوژی‌ها با بیشترین میزانِ نیاز به سفارشی‌سازی در سمت دیگر این طیف قرار دارند. همواره باید نیاز به سفارشی‌سازی موردتوجه قرار گیرد در غیر این صورت اجزا تکرارپذیر به‌خوبی پاسخگوی نیازتان نخواهد بود.
مترجم: مهرزاد منصورزاده