Nearly Universal Principles of Projects

Използвайте повторяеми елементи

Моментният (ad hoc) подход към проекта отнема твърде много енергия и ресурси, при което рискувате да пропуснете някой от необходимите елементи. Най-добрият начин за опростяване на това, което трябва да се направи, е да се използват повтаряеми елементи и, за предпочитане, в повтарящи се цикли.

Пример: Контролни списъци за качеството

Използването на пълен списък за бърза справка е прост пример за потенциално повтаряем елемент, който много хора използват в личния и професионалния си живот. Вземете критериите за качество на даден краен продукт или услуга, например:

По този начин един елемент от главения контролен списък ще стане повторяем за всички продукти или услуги под него, което спестява време и енергия при планирането и изпълнението.

По-важното е, че след като направите това за един проект, можете да го приспособите и да го използвате за всички подобни проекти в бъдеще, което е повторяема форма на планиране за множество проекти.

Пример: Процеси и работни потоци

Някои продукти или услуги или цели свързани с тях се нуждаят от определени стъпки, които могат да станат стандартизирани и повтаряеми. Например, ако продуктите или услугите трябва да бъдат проектирани индивидуално и одобрени, то можете да разработите прост работен поток, който изяснява всички стъпки, заинтересовани лица и приблизително времетраене, така че да се избегнат много трудности. Трябва, обаче, да внимавате да не правите работните потоци и процеси твърде сложни или твърде бюрократични, тъй като това би имало негативни последици. Всички хора, участващи в проекта трябва да приемат работните потоци и процеси като нещо, което подпомага тяхната работа и прави всичко по-лесно за тях, а не като бюрократична документация, която блокира дейността им.

Гъвкавите проекти имат повторяеми елементи в техния итеративен подход на разработване, където някои видове дейности при разработката се повтарят за всяко изискване. Например, обичайната рутинна работа в XP (eXtreme Programming): свържете, изберете елемент, проектирайте го на бяла дъска, изградете тестови скриптове и код, интегрирайте кода и т.н.

Освен повтарящите се работни потоци, които могат да се използват за оперативни дейности, може да имате и повторяеми елементи за дейностите по управление на проекти. Примери за тази концепция са процесите в PMBOK® ръководството, PRINCE2® и DSDM®, дейностите в P3.express и събитията в Scrum.

Пример: Цикли

Изготвянето на повтарящи се елементи за управление на проекта е полезно. Това може да се направи още по-лесно, като тези елементи се поставят в повторяеми цикли. Тези цикли значително опростяват ежедневните дейности на хората участващи в управлението и ръководенето на проекта. Всички примери за това понятие са: циклите на групите от процеси в PMBOK® ръководството, когато се използват в проект с множество фази; етапите в PRINCE2® ; дневните, седмичните и месечните цикли в P3.express; итерациите и времевите кутии в DSDM® и спринтовете в Scrum.

По-кратките цикли са по-лесни за разбиране и използване от по-дългите. Например, спринтовете в Scrum за разлика от фазите, съгласно PMBOK® ръководството. Въпреки това, цикли, които са твърде кратки, може да не са достатъчни при определени видове проекти. Решение на това може да бъде използването на няколко цикъла, като употребата на кратки времеви цикли при DSDM® заедно с по-дълги поетапни цикли или използване на ежедневни, седмични и месечни цикли при P3.express.

Пример: Методи

Друг пример за употреба на повторяеми елементи е използването на методология или рамка за изпълнение на проекта. Това може да бъде съществуваща система като PRINCE2® , P3.express, DSDM® , или Scrum, или такава, която да приспособите или изградите сами. Обикновено е по-добра идея да започнете с един от съществуващите методи и да го адаптирате към нуждите си, отколкото да го изградите от нулата.

Всеки повтарящ се елемент е абстрактен и се нуждае от приспособяване, за да се адаптира към реалния свят. Можем да говорим за спектър от абстракция и необходимост от приспособяване, където в единия край на спектъра с най-малко абстракция и необходимост от приспособяване са малки, относително конкретни контролни списъци за качество, а методологиите са на другия край, с най-голяма нужда от приспособяване. Винаги трябва да обърнете внимание на необходимостта от приспособяване, в противен случай повторяемият елемент няма да отговаря на вашите нужди по подходящ начин.

discussion icon ПУПП (NUPP) е с отворен код и публикуван безплатно съгласно лиценза за Creative Commons.

discussion icon За въпроси и предложения страницата на ПУПП (NUPP) в LinkedIn.

discussion icon Написано от Nader K. Rad

discussion icon Преведено от Alexander Petkov, Aneliya Chervenova

discussion icon За принтиране или направата на PDF файлове, използвашайте версията на NUPP (ПУПП) на една страница.