Nearly Universal Principles of Projects

Запазвайте и оптимизирайте ресурсите и енегията си

Ресурсите са органичени. Ресурсите за даден проект са ограничени, както е ограничена и менталната енергия необходима ви, за да взимате правилни решения. Трябва да запазите и оптимизирате този ресурс за себе си и за проекта, и да помогнете на другите членове на екипа ви да направят същото.

Пример: Правилото 80/20

Голяма част от възможните ползи от проектния мениджмънт могат да бъдат постигнати с малко усилия. В повечето случаи, стремежът да се реализират на 100% от възможните ползи е много скъпо и неоправдано. Трябва да се възползвате от това правило във всичко което правите и да насърчавате останалите да правят същото.

Пример: Умора от вземането на решения

Ние имаме един източник на ментална енергия за вземането на решения, както и за запазване на самообладание. Ако използваме прекалено много от енергията си за вземане на ненужни или несъществени решения, ще имаме по-малко сили при вземането на важни решения, което може да доведе до слаби резултати. Това е една от причините да се избягва микро-мениджмънта (принципът на „управление на изключенията“ според Prince2 the “manage by exception” principle of PRINCE2®).

Подлагането на дадена идея под съмнение може да бъде полезно, но конфронтирането с хора, обикновено, е погабно за проекта. Едно от последствията е, че може да изцеди менталната енергия на хората от екипа. Ако забележете такова конфронтиране между хора от екипа, трябва да направите всичко възможно да откриете и да я отсраните.

Пример: Грижете се за себе си

Менталната ви енергия се изчерпва, когато взимате решения и запазвате самообладание. От друга страна, енергията се възстановява при правилно хранен и здрав сън. Следователно, трябва да се грижите са себе си: спете достатъчно, за да бъдете отпочинали и се хранете правилно. Ако имате вредни навици или проблеми със съня, може да се обърнете за съвет към специалисти в тези сфери. Физическата активност също може да ви помогне с набавянето на ментални сили, въпреки че проучванията не са катергорични в тази насока.

Опитвайте се да мотивирате членовете на екипа да правят същото. Първо, погрижете се да работят с постояннно темпо и без много допълнителни часове. След това, ако имате избор, опитайте да предложите здравословна храна и напитки по време на работния процес.

Пример: Баланс между работа и личен живот

Повечето от нас обичат това, с което се занимават, но това не е всичко, от което се нуждаем в живота. За да направим личният си живот щастлив и забавен, можем да използваме идеи и опита си при планиране и оптимизиране на служебния такъв. Когато сте по-щастливи, може да сте и по-успешни в работата си. Ако имате възможност насърчавайте екипа си да прави същото.

Пример: Мотивация

Мотивацията е сложна сфера. Има много интересни и полезни източници по темата, дори и много ненаучни трудове. Въпреки това, трябва да сте запознати с мотивационната теория и да я използвате непрекъснато, защото тя може да повиши менталните сили на хората от екипа и да помогне за постигането на по-добри резултати за проекта.

Мотивирането може да се изрази като просто покажем, че оценяваме труда на колегите си за добре свършената работа с приятелска усмивка или едно „Благодаря“. Трябва, обаче, да бъдем предпазливи, защото понякога някои мотивационни стимули като финансовия, могат да имат отрицателен ефект.

Пример: Сътрудничество и работа в екип

Хората, които си сътрудничат често могат да постигнат по-добри резултати, но по-важното, е че по този начин те са социални и са доволни да бъдат част от група. Ако успеете да премахнете отрицателните аспекти от работата в екип и да създадете благоприятни условия на труд, ще има много по-доволни хора в екипа ви.

Трябва да сте внимателни, защото хората са различни и някои имат нужда от повече почивка, по-голяма концентрация, повече социализиране от други, поради тази причина трябва да намерите баланса.

Пример: Култура на единен екип

Има тенденция да се формират по-малки работни (под)групи от заинтересованите лица създава напрежение между тях: например, финансово ориентираните служители срещу служителите, които произвеждат/разработват продукта. Това напрежение отнема много енергия и на двете страни, което е една от причините, поради която ние трябва да изградим култура на единен екип, където всички работят заедно за постигането на обща цел.

Пример: Мъдростта на тълпата

Когато различни хора работят като екип в подходяща среда, потенциално могат да се постигнат много добри резултати, идеи и решения, които даже да са по-добри тези идващи от даден експерт.

Ако имате тази възможност, събирайте екипа си регулярно, за да ви помагат при вземато на трудни решения за проекта. Освен възможността да постигнете по-добри резултати, това показва, че оценявате мнението на хората от екипа и те играят важна роля в проекта, което покачва тяхната мотивация и дух. Дейност №26 от P3.express е добър пример за използване на мъдростта на тълпата.

Пример: Главен проектен посредник

Ако сте ръководител проект, повечето от нещата, които правите имат посреднически характер (или поне би трябвало). От друга страна, може да забележите, че хората са имали предишен опит с други мениджъри, който влияе върху сегашните ви взаимоотношения: част от енергията им отива в това да анализират поведението ви за потенциални опасности вместо да ви имат доверие. В този случай, може да си смените титлата на Главен проектов посредник. В крайна сметка, това е ролята, която изпълнявате в рамките на проекта.

discussion icon ПУПП (NUPP) е с отворен код и публикуван безплатно съгласно лиценза за Creative Commons.

discussion icon За въпроси и предложения страницата на ПУПП (NUPP) в LinkedIn.

discussion icon Написано от Nader K. Rad

discussion icon Преведено от Alexander Petkov, Aneliya Chervenova

discussion icon За принтиране или направата на PDF файлове, използвашайте версията на NUPP (ПУПП) на една страница.